1. Ley de factura electrónica obligatoria y prohibición de software de doble uso.
Aunque la factura electrónica, lleva en el tejido empresarial europeo desde 2013, se ha vuelto un tema de actualidad y de total importancia para las empresas españolas desde la aprobación de la Ley Crea y Crece.
Esta ley, y las modificaciones que se hacen de otras normas, son la que imponen a la mayoría de las empresas españolas, incluida las pymes y autónomos, a contar un sistema de facturación electrónica.
Sin embargo, la ley de factura electrónica no es la única novedad que afectará al tejido empresarial en los próximos meses; sino que también deberemos tener en cuenta la Ley Antifraude y su desarrollo normativo, impedirá, bajo riesgo de tener que pagar cuantiosas multas, la tenencia de softwares de doble uso.
En los últimos meses ha habido mucha información sobre la ley de factura electrónica 2024 y la prohibición de softwares de doble uso, existiendo aún confusión entre los dos conceptos y las obligaciones que implican cada uno de ellos. En este post analizaremos ambas obligaciones derivadas de dos normas distintas y explicaremos cuáles son las implicaciones legales para las empresas. También, puedes consultar nuestro post sobre los requisitos técnicos que deben cumplir los softwares de gestión según el reglamento verifactu, aquí.
2. ¿Qué es la Facturación Electrónica y qué son los softwares de doble uso?
Como ya anunciábamos, hay que diferenciar entre las obligaciones que se derivan de la factura electrónica (ley Crea y Crece) y aquellas que prohíben la fabricación, comercialización y utilización de softwares de doble uso (Ley Antifraude). Así que comencemos.
La facturación electrónica es un proceso digital que permite la emisión, recepción y almacenamiento de facturas en formato electrónico. A diferencia de las facturas en papel, las electrónicas deben cumplir con las obligaciones de facturación obligadas y ciertos requisitos técnicos y legales para garantizar su validez.
Los softwares de doble uso son aquellas herramientas tecnologías aplicadas a los procesos de facturación y contabilidad que permiten, a través de sus funciones, manipular la contabilidad de un negocio.
Como puede apreciarse, son dos cuestiones completamente distintas; que afectan a una misma realidad de la empresa: el proceso de facturación y contabilidad. Igualmente, ambas obligaciones y tienen dos objetivos principales compartidos: buscar la transparencia y evitar el fraude en las empresas.
3. ¿Qué tipos de empresas están obligadas a cumplir con la factura electrónica y la prohibición de software de doble uso?
Nuevamente, hay que hacer una distinción entre las dos obligaciones, ya que cada una de ellas afectará a una tipología de empresa distintas.
Empresas obligadas a hacer facturas electrónicas
Aunque en la mayoría de los artículos que podrás leer pongan que la ley de factura electrónica obliga a todas las empresas y autónomos; esto no es cierto. La obligación de facturar electrónicamente está únicamente prevista para las transacciones B2B; es decir las transacciones comerciales entre varias empresas o entre empresas y profesionales o autónomos.
Únicamente estarán obligados a cumplir con las facturas electrónicas las empresas que comercialicen con particulares, es decir, personas físicas; en dos casos:
- Si la transacción se realiza mediante medios electrónicos, por ejemplo, la compra online.
- Si se tratan de empresas de especial transcendencia (empresas con facturación elevada).
Empresas obligadas a la prohibición de software de doble uso
Respecto de la no utilización de software de doble uso, si podemos afirmar que están obligadas todas las empresas, profesionales y autónomo; con independencia de su volumen de facturación o de su actividad.
Como iremos viendo a lo largo de este artículo, las sanciones variarán dependiendo de si se trata de los proveedores de la herramienta tecnológica en cuestión (el software de facturación) o las empresas que la utilizan.
4. ¿Cuáles son los requisitos de la factura electrónica obligatoria?
Además del contenido obligatorio de cualquier factura, las empresas que estén obligadas a la factura electrónica deberán cumplir con los siguientes requisitos:
- Emitir las facturas a través de un programa de facturación de la Agencia Tributaria o un software certificado.
- Que los softwares utilizados para la facturación garanticen la conectividad e interoperabilidad gratuita.
- Que la factura cuente con un código alfanumérico identificativo y un código QR, que permita identificar la autenticidad de la factura.
- Que las facturas sean emitidas en un formato accesible para los destinatarios.
- Que el cliente tenga acceso a facturas electrónicas sin coste adicional durante cuatro años.
Las empresas obligadas podrán utilizar cualquier solución tecnológica de facturación que cumpla con los requisitos legales para emitir facturas electrónicas, ya sean las públicas o privadas que respeten los criterios de interconexión e interoperabilidad gratuita con el resto de las soluciones de facturación electrónica.
5. ¿Cuáles son los requisitos que deben cumplir los softwares de facturación?
Para evitar utilizar un software de doble uso, los softwares de facturación y de contabilidad deberán:
- No permitir llevar contabilidades paralelas.
- Reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizadas;
- No registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas;
- No permitir alterar transacciones ya registradas
Además, deberán cumplir con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria. Estas especificaciones técnicas se desarrollarán mediante una orden ministerial que aún, se encuentra en forma de borrador.
Si el software cumple con dichos requisitos se deberá certificar, ya que la falta de certificación implicará multas.
6. ¿A partir de cuándo será obligatoria la factura electrónica y la prohibición de doble uso?
Factura electrónica
Desde cuándo será obligatoria la factura electrónica, es otro de los grandes misterios. Muchos de los artículos identifican que la fecha de obligación el próximo 1 de enero de 2025, de forma errónea; ya que el punto de salida no lo da la ley de Crea y Crece; sino el desarrollo reglamentario de la factura electrónica; que aún se encuentra en borrador.
De este modo, será obligatoria la facturación electrónica:
- 1 año, después de aprobar el reglamento, para las empresas con una facturación mayor a 8 millones de euros
- 2 años, después de aprobar el reglamento, para el resto de las empresas.
Se prevé, aunque sin ser un dato cierto, que el reglamento esté aprobado a finales de este año 2024. De este modo, y si fuera cierta la previsión, la factura electrónica sería obligatoria a partir de los últimos meses de 2025 para las empresas que facturen más de 8 millones de euros, y a partir de los últimos meses de 2026 la facturación electrónica sería obligatoria para el resto de las empresas.
Prohibición de software de doble uso
El plazo para dejar utilizar programas de doble uso, si está claro. A partir del próximo 1 de julio de 2025, las empresas deberán utilizar programas de facturación que cumplan con los requisitos que hemos señalado anteriormente.
En cambio, los fabricantes y distribuidores de dichos programas de facturación tendrán el plazo de 9 meses para adaptar y certificar sus productos una vez que se apruebe la orden ministerial que desarrolla los requisitos técnicos necesarios. Como comentábamos únicamente disponemos de un borrador publicado, pero no de su versión definitiva; así que tendremos que esperar a su aprobación para aportar un plazo concreto.
7. Sanciones por no Cumplir con la Facturación Electrónica Obligatoria y utilizar software de doble uso.
No sabemos, exactamente, a partir de cuándo será obligatorio, pero si que tenemos clara las multas que se podrán interponer si no se cumple con la ley de factura electrónica y se utilizan software de facturación no certificados. Nuevamente haremos una distinción entre las sanciones impuestas por la facturación electrónica y las que derivan de la ley antifraude (software de doble uso).
Multas por facturación electrónica
Aunque las multas serán las mismas, según el tipo de empresa, pueden concurrir algunas causas de incumplimiento si estamos ante un tipo de empresa u otro. De este modo, las empresas, profesionales o autónomos, con transacciones B2B podrán ser multadas con hasta 10.000 euros por:
- No dar la posibilidad de recibir facturas electrónicas
- No permitir el acceso a las facturas a personas que hayan dejado de ser clientes.
En cambio, las empresas de especial transcendencia (empresas de grandes volúmenes) podrán ser multadas con hasta 10.000 euros por:
- No dar la posibilidad de recibir facturas electrónicas
- No permitir el acceso a las facturas a personas que hayan dejado de ser clientes.
- No permitir un medio de interconexión e interoperabilidad gratuitas con el resto programas gratuitos.
Multas por software de doble uso
Aún más elevadas son las multas relacionadas con la utilización de softwares de doble uso o programas de facturación ilícitos. En estos casos tendremos que dividir entre dos tipos de empresas obligadas, los proveedores de las herramientas de facturación y los usuarios de estas, empresas que utilizan esos programas.
- Las empresas proveedores de software de doble uso se tendrán que enfrentar a multas de 150.000 euros por cada año de ventas y por cada versión de software que no cumplan con los requisitos y condiciones técnicas desarrolladas por reglamento; y, 1.000 euros adicionales por cada software que no certifiquen.
- Para el resto de las empresas, todas aquellas que utilicen software de facturación, las multas serán de 50.000 euros por año fiscal por poseer software o sistemas no certificados o que no reúnan los requisitos técnicos legales.
8. Conclusión
Aunque haya alguna confusión con los plazos de obligación; la facturación electrónica y la prohibición de utilización del software de doble uso, está a la vuelta de la esquina. La mayoría de las empresas tendremos que adaptarnos a los requisitos legales obligatorios.
Desde nuestra experiencia en eDefense, vemos como, mayoría de los proveedores de herramientas de facturación, están adaptando sus programas para permitir la factura electrónica y reunir los requisitos necesarios con vistas a cumplir con la ley antifraude.
Adoptar esta tecnología, y cumplir con los requisitos garantiza no solo evitar incurrir en multas, sino favorecer una mayor eficiencia, seguridad y modernidad.
Si tu empresa aún no ha comenzado el proceso de implementación de la facturación electrónica, te recomendamos buscar asesoría profesional. En eDefense estamos trabajando desde dos perspectivas la formación de empresas y profesionales y el asesoramiento para la adecuación de softwares de facturación a la nueva ley antifraude; puedes ver todos nuestros servicios como abogados especializados en software.
¡Déjanos tu consulta y estaremos encantados de ayudarte!