Desde la aprobación el pasado mes de octubre de 2021 de la Ley 11/2021 antifraude de software, que establecía una serie de obligaciones para los sistemas o programas informáticos (software) que incluyeran funcionalidades de facturación, son muchas las dudas planteadas desde todos los frentes, ya que se dejaba al lanzamiento de un reglamento específico la regulación de todos los requisitos técnicos que debían implementarse en último término para no cometer las nuevas infracciones.
En este post, voy a intentar arrojar luz sobre este asunto, exponiendo y aclarando lo establecido en el borrador de Reglamento publicado el 21 de febrero de 2022 que, con breves modificaciones posteriores, será el texto que se apruebe y entre en vigor de forma definitiva en un plazo no muy lejano.
¿Qué es la nueva ley antifraude de software?
Para los que aún no la conozcan, la llamada nueva ley antifraude de software es una modificación legal publicada en España el pasado octubre en la que se establecían una serie de obligaciones para los programas informáticos que soporten algún tipo de proceso de facturación.
El objetivo principal es la reducción del fraude fiscal, que en este caso se busca a través de la implementación de medidas que impidan a los clientes y usuarios de un software la llevanza de una contabilidad B o la realización de prácticas ilícitas en lo que a facturación y transacciones económicas se refiere.
En síntesis, la ley plantea un sistema de doble sanción:
- Se establecen multas de 150.000€ fijos para los fabricantes o comercializadores de software por cada programa informático que no cumpla con los requisitos establecidos y por cada año en que se haya comercializado.
- Se fijan también multas de 50.000€ fijos para las empresas (clientes) que utilicen o dispongan de programas no certificados con respecto a esta nueva normativa.
¿A qué software afecta esta ley antifraude?
En lo que respecta al tipo de software que debe cumplir con los requisitos exigidos por esta normativa la cosa parece estar bastante clara:
“sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión por parte de las personas o entidades que desarrollen actividades económicas”
Es decir, deberá implementar los cambios exigidos todo software utilizado por empresarios y profesionales que soporte cualquier proceso de facturación.
En cuanto al ámbito geográfico, la ley antifraude regula todos los software utilizados por empresas o profesionales que desarrollen sus actividades en el territorio nacional, sin perjuicio de los regímenes específicos existentes (País Vasco, Navarra, Canarias, Ceuta y Melilla).
¿Qué cambios deben implementarse?
¿Cuáles son las exigencias que establece la nueva ley antifraude para los software de facturación? Veamos las principales:
- Proceso de facturación: se debe generar un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura. Este registro de alta debe contener una información mínima específica.
- Modificación de registros: una vez que se ha expedido una factura, queda prohibida la realización de cualquier cambio, incluida la modificación de la factura o la eliminación de la misma. Sólo se podrán realizar modificaciones a través de un registro de anulación de facturas, similar a la emisión de una factura rectificativa.
- Documento de facturas: las facturas deben incluir un código alfanumérico y un código QR unitario, así como incluir descripciones si el programa se vincula con la AEAT y tiene la consideración de “VERI*FACTU”.
- Certificación: se exige la certificación del software en el cumplimiento de los requisitos de la ley antifraude. Esta certificación se realizará, inicialmente y a falta de un desarrollo más explícito, a través de declaraciones responsables de los fabricantes y, en su caso, de terceras empresas que actúen como supervisores.
- Segregación y conservación de la información: se exige que los datos no patrimoniales puedan deslindarse, fácilmente, de los de carácter patrimonial. Además, el responsable del software debe conservar los datos en él introducidos hasta que transcurra el periodo de prescripción de las obligaciones tributarias.
- Registro de actividades: el software debe permitir llevar un registro de todas las actividades producidas de forma fiable. Aquí se incluyen tanto las incidencias o actividades del sistema como las de todos los usuarios que lo utilicen.
- Trazabilidad: no sólo se exige un registro de actividades exhaustivo, sino que deberá poder aportarse una trazabilidad de cada operación realizada, de forma que pueda vincularse con la inmediatamente anterior. En este sentido el reglamento no detalla el sistema o técnica que debe utilizarse, por lo que deberá planificarse una estrategia en cada software en base a su configuración.
- Firma electrónica y “hash”: toda generación de factura debe ser firmada electrónicamente a través del software. Además, los archivos deben generar una huella o “hash”.
- Interconexión con la Sede Electrónica de Hacienda: uno de los aspectos más sorprendentes y regulados en la ley antifraude es la obligatoriedad de interconexión con el sistema electrónico de la AEAT, ya que se exige que los registros del software puedan ser accedidos y, en caso de aceptación por el cliente, cedidos en tiempo real a Hacienda.
¿Cómo se garantizará el cumplimiento de la ley antifraude?
Uno de los aspectos más sorprendentes que se regulan en la ley antifraude de software es que Hacienda podrá presentarse de oficio y sin notificación previa en el lugar donde se encuentre y utilice el software. En este sentido, podrá solicitar la entrada inmediata y el acceso a toda la información, bien de forma física o a través de un usuario y contraseña del programa.
Esto quiere decir que las inspecciones se realizarán de oficio y, lo más importante, si previo aviso, pudiendo requerir todos los registros de facturación, bien en formato físico o a través del envío por medios electrónicos.
Además, se solicitará a los fabricantes o comercializadores del software la información o documentación necesaria para verificar el cumplimiento de los requisitos antifraude.
Conclusión
La nueva ley antifraude de software establece unas exigencias muy importantes a los programas informáticos que incluyan algún proceso de facturación. Estas exigencias deberán implementarse a corto plazo, ya que sólo falta la aprobación del reglamento de desarrollo definitivo para su entrada en vigor de forma obligatoria y para que puedan iniciarse las inspecciones y sanciones.
En eDefense, como abogados especializados en software y nuevas tecnologías, podemos ayudar a los fabricantes a realizar los cambios necesarios para cumplir con esta normativa, así como para obtener la certificación necesaria. Puede contactar con nosotros clicando aquí.